一、定義
在我國(guó)境內(nèi)（不含港澳臺(tái)地區(qū)）主辦或承辦的、與會(huì)者來(lái)自3個(gè)或以上國(guó)家和地區(qū)（不含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)議、論壇、研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、交流會(huì)等都屬于國(guó)際會(huì)議，均需報(bào)教育部審批。
與會(huì)者來(lái)自2個(gè)國(guó)家和地區(qū)（不含港澳臺(tái)地區(qū)）的會(huì)議、論壇、研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、交流會(huì)等（這里的2個(gè)國(guó)家包括中國(guó)）屬于雙邊會(huì)議，也需申報(bào)，管理辦法參照國(guó)際會(huì)議。
二、類(lèi)型
國(guó)際會(huì)議類(lèi)型分為一般性國(guó)際會(huì)議和重大國(guó)際會(huì)議。
一般性國(guó)際會(huì)議包括：外賓人數(shù)在100人以下或會(huì)議總?cè)藬?shù)在400人以下的社科類(lèi)國(guó)際會(huì)議，外賓人數(shù)在300人以下或會(huì)議總?cè)藬?shù)在800人以下的自然科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)或?qū)W術(shù)性國(guó)際會(huì)議，以及雙邊會(huì)議和國(guó)際合作項(xiàng)目中的工作會(huì)議。
重大國(guó)際會(huì)議包括：超過(guò)上述規(guī)?；蚓哂兄卮笠饬x的國(guó)際會(huì)議。
我校召開(kāi)的國(guó)際會(huì)議通常屬于一般性國(guó)際會(huì)議。
三、會(huì)議申請(qǐng)
根據(jù)教育部有關(guān)文件精神，在華舉辦國(guó)際會(huì)議實(shí)行上報(bào)審批制度，學(xué)校和單位不得自行審批國(guó)際會(huì)議。在獲得教育部正式會(huì)議批復(fù)前，任何單位和個(gè)人不得對(duì)外承諾舉辦會(huì)議、發(fā)布正式的會(huì)議通知或邀請(qǐng)。
國(guó)際會(huì)議的申請(qǐng)分為預(yù)報(bào)計(jì)劃和正式申報(bào)兩個(gè)階段，預(yù)報(bào)經(jīng)教育部審核列入年度計(jì)劃后方可申報(bào)。
預(yù)報(bào)和申報(bào)均在教育部國(guó)際會(huì)議報(bào)批平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“報(bào)批平臺(tái)”）進(jìn)行（報(bào)批平臺(tái)網(wǎng)址：http://econf.hust.edu.cn）。
【計(jì)劃預(yù)報(bào)】
（1）一般每年9-10月（以教育部下發(fā)通知時(shí)間為準(zhǔn)），國(guó)際處通知各學(xué)院組織預(yù)報(bào)下一年度擬在國(guó)內(nèi)舉辦的雙邊或多邊國(guó)際會(huì)議。
（2）會(huì)議負(fù)責(zé)人需通過(guò)教育部國(guó)際會(huì)議報(bào)批平臺(tái)預(yù)報(bào)下一年度會(huì)議計(jì)劃并提交學(xué)院預(yù)報(bào)表。
（3）10月底前，國(guó)際處完成會(huì)議預(yù)報(bào)的線(xiàn)上審批并上報(bào)教育部。
（4）會(huì)議預(yù)報(bào)經(jīng)教育部審核通過(guò)并列入年度計(jì)劃后，會(huì)議負(fù)責(zé)人方可在報(bào)批平臺(tái)進(jìn)行會(huì)議的正式申報(bào)。
【正式申報(bào)】
（1）預(yù)報(bào)經(jīng)教育部審核并列入年度計(jì)劃的國(guó)際會(huì)議，會(huì)議負(fù)責(zé)人須至少于會(huì)前3個(gè)月在報(bào)批平臺(tái)申報(bào)一般性會(huì)議，須至少于會(huì)前6個(gè)月申報(bào)重大會(huì)議。根據(jù)規(guī)定，未經(jīng)預(yù)報(bào)的國(guó)際會(huì)議將不予申報(bào)。
（2）國(guó)際處完成會(huì)議申報(bào)線(xiàn)上審批，并上報(bào)教育部。
（3）會(huì)議申報(bào)經(jīng)教育部批準(zhǔn)后，會(huì)議負(fù)責(zé)人方可對(duì)外發(fā)布會(huì)議信息或?qū)ν獬兄Z。
（4）如果有境外組織參與，應(yīng)對(duì)其簡(jiǎn)要介紹，若確認(rèn)是境外非政府組織（NGO）或NGO資助的國(guó)際會(huì)議,會(huì)議負(fù)責(zé)人須按《高校與境外非政府組織合作操作指引》進(jìn)行線(xiàn)上及線(xiàn)下的備案，并于會(huì)前在報(bào)批平臺(tái)上傳《境外非政府組織臨時(shí)活動(dòng)備案表》，詳情請(qǐng)咨詢(xún)國(guó)際處。
【會(huì)議變更或取消】
獲批會(huì)議不得隨意更改會(huì)議名稱(chēng)、主題、性質(zhì)、規(guī)模、地點(diǎn)和時(shí)間。如確需更改或取消，會(huì)議負(fù)責(zé)人須盡早于原定會(huì)議時(shí)間前在報(bào)批平臺(tái)提交會(huì)議變更申請(qǐng)，并將相關(guān)情況反饋至國(guó)際處。
四、會(huì)議召開(kāi)
（1）會(huì)議負(fù)責(zé)人于會(huì)前完成校內(nèi)各項(xiàng)報(bào)備手續(xù)。
（2）會(huì)議負(fù)責(zé)人按會(huì)議計(jì)劃和教育部批復(fù)要求召開(kāi)會(huì)議。
五、會(huì)議總結(jié)
（1）會(huì)議負(fù)責(zé)人必須在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，在報(bào)批平臺(tái)提交會(huì)議總結(jié)材料。
（2）國(guó)際處審核總結(jié)材料并上報(bào)教育部。
（3）國(guó)際處向會(huì)議負(fù)責(zé)人發(fā)放教育部批復(fù)函。
（4）會(huì)議負(fù)責(zé)人持教育部批復(fù)函完成財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。
六、注意事項(xiàng)
（1）預(yù)報(bào)的國(guó)際會(huì)議（以2021年為例）既包括擬在2021年年內(nèi)舉辦的國(guó)際會(huì)議，也包含擬在2021年之后舉辦，但須在2021年對(duì)外承諾的國(guó)際會(huì)議。
（2）原則上不得跨地區(qū)、跨系統(tǒng)舉辦國(guó)際會(huì)議。如確需異地辦會(huì)（指我校在北京以外地區(qū)辦會(huì)），需說(shuō)明理由，并在正式申報(bào)前取得舉辦地省外辦同意函。
（3）不得為提高會(huì)議規(guī)格而隨意使用“峰會(huì)”、“高峰論壇”、“國(guó)際論壇”、“世界大會(huì)”、“全球大會(huì)”、“高層會(huì)議”、“首屆”、“第一屆”等稱(chēng)謂；從嚴(yán)限制國(guó)際會(huì)議形成固定年會(huì)或例會(huì)的機(jī)制；嚴(yán)禁借辦會(huì)之名建立常設(shè)“秘書(shū)處”等機(jī)構(gòu)。
（4）會(huì)議名稱(chēng)中不得單獨(dú)出現(xiàn)英文縮寫(xiě)，如需使用，請(qǐng)?jiān)谇懊婕由嫌⑽娜Q(chēng)，例如：Society of Petroleum Engineers (SPE)。
（5）重大國(guó)際會(huì)議的界定請(qǐng)參照相關(guān)規(guī)定（詳詢(xún)國(guó)際處）。
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